Sistemas de Información Gerencial

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

      Cuando se presenta una interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos orientados a solucionar problemas empresariales surge la concepción de los sistemas de información gerenciales (SIG), en el cual algunas tareas son realizadas mejor por el hombre, mientras otras son muy bien realizadas por las máquinas, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones de una empresa.

ESTRUCTURA

     Éste tipo de sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de base de datos.

VINCULACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE 

        Las funciones gerenciales de una empresa como la planificación, organización, dirección y control son elementos esenciales para un buen desempeño y rendimiento de las actividades de una empresa, es por ello que se ve relacionado estrechamente con sus operaciones contables y administrativas, entre ellas la proyecciones y estudios financieros, la dirección de proyectos, la administración del capital, las inversiones, la capacitación del personal, entre otros, que deben funcionar de manera armónica para prolongar el tiempo de vida empresarial. Cabe destacar que los SIG facilitan la detección de problemas de manera rápida, concisa y concreta. No obstante, deben regirse de manera sistemática y rigurosa, para evitar la omisión o excedente de información, y en lugar de ello utilizar aquella que mejor explique las expectativas gerenciales.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA LA ORGANIZACIÓN 

Hoy en día las empresas manejan cantidades inmensurables de datos que deben ser analizados, para encontrar información relevante que permite tomar diferentes rumbos de acción. Actualmente, éste sistema es conocido como Business Intelligent (Inteligencia de negocios), debido a que influyen en la toma de decisiones. La información que proporcionan estos sistemas debe cumplir con cuatro supuestos básicos:

• Calidad: La cual es imprescindible que se el fiel reflejo de la realidad planteada.

• Oportunidad: Las acciones correctivas (en caso de ser necesarias) deben aplicarse oportunamente, para evitar la desviación de los objetivos previamente planteados.

• Cantidad: La información excedente o su carencia puede conllevar a la toma de decisiones inadecuadas o desacertadas de la gerencia.

• Relevancia: La información que se le facilita a la gerencia debe estar relacionada con sus actividades y responsabilidades.

SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES

DEFINICIÓN

      Las prácticas de negocios asociadas a los procesos operativos o productivos de una empresa se rigen por sistemas de planificación de los recursos empresariales (PRE o ERP por su siglas en ingles), en otras palabras no es más de un sistema de gestión que automatiza sus actividades para mejora el rendimiento empresarial. Aplicaciones del tipo ERP facilitan la gestión global de una empresa y se clasifican por módulos como: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, proyectos, inventarios, control de almacenes, entre otros.

OBJETIVOS

      Las ERP están destinadas a otorgar apoyo a los clientes del negocio, en tiempo de respuestas cortos a sus requerimientos, así como el manejo eficiente de información para tomar decisiones oportunas y disminución de costos operacionales. En resumen los objetivos principales corresponden:

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a la información.
• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

CARACTERÍSTICAS 

     Las características más importantes corresponden con:

Modulares: Un conjunto de módulos o departamentos interrelacionados por la información generada en sus procesos caracterizan un sistema ERP, en el cual la funcionalidad se encuentra pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Configurables: Un sistema ERP pueden configurarse mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, el control inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes. Algunos avanzados suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo a corto plazo de nuevos procesos.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS 

Ventajas	Desventajas
Permite optimizar los procesos de ingeniería de un producto	La instalación del sistema ERP es muy costosa.
La seguridad de las computadoras se incluye dentro del ERP, para proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación.	Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias
Mejora considerablemente la interacción con proveedores y la infraestructura empresarial acortando los tiempos de espera.	Los ERP se consideran como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN 

      Los sistemas administrativos son un conjunto de elementos en los que integran los procesos de negocios como manufactura, producción, recursos humanos, finanzas, contabilidad, ventas y marketing que se interrelacionan entre sí y se enfocan en ejecutar procesos que se enfoquen en la administración eficiente de recursos y servicio al cliente. Un sistema empresarial funciona recolectando toda la información de muchas divisiones de negocios, las procesa y da como resultado información a disposición de los usuarios para tomar mejores decisiones y llevar eficaz y eficientemente las operaciones comerciales que conlleve al cumplimiento de los objetivos de la organización.

ESTRUCTURA 

      Los sistemas empresariales se pueden formar como una estructura piramidal con distintos niveles de autoridad y responsabilidad  que revelan una clara división de labores especializadas. La estructura de un sistema empresarial se divide en 4 partes, que son:

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 

1.   El nivel más alto comprende la gerencia de nivel superior en donde se toman las decisiones estratégicas de amplio alcance sobre las operaciones generales de la empresa y se planean las políticas de desempeño financiero.

2.  El segundo nivel le corresponde a la gerencia de nivel medio que lleva a cabo los programas y planes tácticas de la gerencia superior.

3.  El tercer nivel comprende los trabajadores del conocimiento como los ingenieros, científicos y arquitectos que diseñan productos y servicios y crean nuevos conocimientos a la empresa.

4.    El último nivel comprende el nivel operacional que es responsable de registrar y supervisar las actividades diarias de la empresa, tales como registro de datos, registro de facturas y transacciones económicas.

CARACTERÍSTICAS 

• Totalidad: Los sistemas administrativos recolectan datos de todas las actividades de la empresa, los procesan y almacenan con la finalidad de apoyar a la toma de decisiones y de control de una organización en su conjunto.

• Equilibrio: Cada sistema empresarial tiene un peso justo e igualitario. Cada variable tiene una importancia.

• Integración: Para el control de gestión los diversos factores internos (proveedores y clientes) y externos (competidores, agencias regulatorias, accionistas) se complementan dentro de la estructura empresarial.

• Creatividad: Consiste en la búsqueda de indicadores de mejora continua para conocer la realidad de la empresa y conllevarla al logro de objetivos.

• Colaboración: Los sistemas empresariales incentiva la utilización y participación de todo el talento humano que labora en la organización.

VINCULACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES 

     Los sistemas administrativos se vinculan a los procedimientos contables porque ambos representan la normalización y concreción de actividades necesarias para que se conviertan en información relevante y toma de decisiones operativas. Tanto los sistemas administrativos como contables conllevan un proceso que define los objetivos que van desde el manejo de operaciones desde su compra, producción, ventas, presupuestos, control de procesos, entre otros.

VINCULACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y LA TECNOLOGÍA 

         La tecnología se vincula e influye en los sistemas administrativos de muchos aspectos desde en el punto de vista para la sociedad y economía. La aplicación en innovaciones tecnológicas tenientes a mejorar los sistemas administrativos conlleva a un mejoramiento de capacidades productivas elevando la calidad y  eficiencia organizacional.

La aplicación de nuevas tecnologías a través de los sistemas administrativos es de considerarse de gran importancia porque tiene un efecto de reducción de costos de producción eleva la productividad lo que conlleva una mejor control de materiales, recursos, tiempos y costos por medio de procesos automatizados.

La llegada del Internet permite a los sistemas producir un impacto importante sobre las relaciones de la empresa y entidades externas además incrementa la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de información de conocimiento con clientes y usuarios en general a través de las páginas webs.

PAQUETES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

DEFINICIÓN 

         Los paquetes administrativos y contables son softwares ayudan a los contadores y administradores departamentales a facilitar y agilizar las actividades diarias efectuadas como por ejemplo: registrar las transacciones comerciales, inventarios, precios, ingresos, egresos, estados financieros, manejo de dirección de embarque, reporte de inventarios, etc. Lo que conlleva un orden, seguimiento, control para toma de decisiones de manera eficaz y eficiente.

CARACTERÍSTICAS

• Flexibilidad: Adaptación de un esquema o programa con todos los requerimientos de la empresa y definición de los reportes o documentos de mayor utilización.

• Compatibilidad: Los paquetes contables se compatibilizan muy bien con varios sistemas operativos lo que le permite importar y exportar información con otros programas para un óptimo manejo e intercambio de información.

• Fácil manejo: La adquisición de paquetes informáticos vienen con manuales de usuario en donde indica claramente los pasos a seguir para utilización del sistema.

• Seguridad: La mayoría de paquetes contables y administrativos son totalmente seguro al contar con claves de acceso para cada usuario, permitiendo la protección y seguridad de los documentos. Actualmente existen softwares contables que permite respaldar la información a través de la tecnología en nube accediendo desde cualquier dispositivo, siempre y cuando se tenga una conexión a Internet.

• Uniformidad: Los paquetes contables y administrativos tienen una estandarización de formatos y procesos de acuerdos a las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados (NCGA) por lo que permite encontrar plan de cuenta básico, reportes automatizados, gráficos estadísticos, etc.

PAQUETES ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIÓN PÚBLICA

DEFINICIÓN 

      Los paquetes administrativos son programas que contienen datos acerca de las operaciones realizadas por una empresa pública y ayuda a los gerentes generales a tomar decisiones con respecto a las operaciones realizadas. Por lo tanto, se diseña en actividades que tienen que ver con el seguimiento, control y evaluación de las actividades de la administración pública que pueden ser: Administración de un sistema, Base de datos con el personal interno de la organización, Base de datos de los ciudadanos de un país proporcionando reportes periódicos y automáticos con información instantánea.

CARACTERÍSTICAS 

• Son aplicaciones integrales que sirven para controlar empresas pública.
• Permite analizar información gerencial lo cual permite ver información actual e histórica de forma rápida y eficiente desde múltiples ángulos y configuraciones.
• Pueden imprimir y exportar reportes para el control departamental.
• Contiene un control estricto de inventario y órdenes.
• Existe una interrelación en subsistemas como crédito público, presupuesto estatal, contabilidad, gestión de personal, control, compras y suministros, tesorería y administración tributaria.

EJEMPLOS DE LA APLICACIÓN DE ESTOS PAQUETES EN VENEZUELA 

      SAID: También llamado Sistema Administrativo Integrado Descentralizado es un paquete administrativo de software libre que permite la automatización de los procesos integrados de la administración pública de entes descentralizados sin fines empresariales.

En este sistema se registran y controla los presupuestos de gasto público, así como la planificación de presupuestos de gastos basados en los instructivos de la ONAPRE, luego se pasa por la asignación de créditos que les permite realizar procesos de compras públicas y compromisos contractuales de distinto origen.

      
   SIGESP: Es un sistema

Este paquete administrativo ha sido diseñado apegado a las normas legales de materia presupuestaria que rigen en Venezuela establecidas por la Oficina Nacional de Presupuesto para las instituciones públicas (ONAPRE), la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y sus reglamentos, y demás reglamentos de institución de supervisión y control del país.

Gracias por su atención.